Spécifications

Grande adaptabilité

Vous pouvez ajuster TOPdesk à votre goût. Vous déterminez quels éléments sont affichés sur votre écran. Ainsi, vous avez toujours les informations pertinentes à votre disposition.

• La page d'aperçu est réglable par module et par utilisateur
• Onglets pour un affichage clair de toutes les données
• Onglets libres supplémentaires à définir personnellement
• Champs supplémentaires par fiche à remplir personnellement
• Noms de champs adaptables
• Aperçus réglables dans lesquels tous les champs d'une fiche peuvent être affichés
• Vous pouvez définir vous-même la numérotation pour les numéros d'ordre et d'ID
• Système de filtrage pour la sélection de données à la base d'utilisateurs, catégorisation et clients
• Champs obligatoires réglables par module
• Listes de recherche à définir vous-mêmes
• Lien avec documentation
• Listes à-faire réglables par utilisateur 

Gestion de droits et de rôles

Vous déterminez qui a accès à quelles parties de TOPdesk avec des droits et des rôles. Vous gérez vos données en toute confiance.

• Les rôles pour lire, écrire, créer, supprimer, archiver et faire des sélections sont traités différemment.
• Plus de 100 différents rôles attribuables
• Vous attribuez des droits aux personnes ou groupes
• Vous pouvez appliquer des rôles standards
• Distinction entre correspondants, gestionnaires et spécialistes

Base de connaissances

Dans votre organisation, vous pouvez mettre à disposition de l'information, des FAQ et des suggestions "Comment faire?":

• Multilingue
• Le Top 10 des éléments consultés
• Introduire et afficher des actualités
• Affichage automatique des éléments de connaissance à la page de démarrage
• Dictionnaire de données avec une description de la structure de la base de données

Rapports et ICP

TOPdesk fournit une fonctionnalité intelligente avec laquelle vous pouvez générer dans quelques étapes divers rapports par ICP.

• Nombre illimité de rapports et ICP à définir par vous-même
• Générer des rapports dans quatre étapes simples
• Générer des ICP dans quatre étapes
• Rapports dynamiques : vous pouvez continuer en cliquant sur résultats pour afficher les résultats partiels
• Comptes rendus avec diverses tables et de graphiques
• Historique des champs les plus importants
• Enregistrement du temps consacré

Exportation de comptes rendus standards vers les formats suivants:

• Microsoft® Excel
• Adobe® PDF
• HTML

Notification par e-mail

• Notifications automatiques par e-mail
• Vous définissez vous-même à qui et à quels moments les e-mails sont envoyés
• Vous dirigez vous-même les textes des notifications
• Tous les champs des fiches dans TOPdesk (p.ex. correspondant, date cible, spécialiste) peuvent être insérés dans l'e-mail

Importation d'e-mail

TOPdesk offre plusieurs possibilités pour importer des données:

• Importation d'e-mail automatique y inclus pièces jointes
• Possibilité de lire de façon standard un nombre illimité de boîtes de réception avec le flux de travail pour le traitement correspondant

Liens et exportation

Il est facile de lier TOPdesk à d'autres systèmes

• Connexion automatique à l'aide de LDAP (Microsoft Active Directory et Novell Directory Services), et Windows Domain Controller par Windows NT Lan Manager (NTLM)
• Exportation de données
• Importation de données de personnel issues de Active Directory, NDS, Beaufort, etc.
• Importation de téléphone, inventaire et installations

Gestion des Appels

Le module Gestion des Appels forme avec le module Gestion des Configurations la base du logiciel TOPdesk. Avec Gestion des Appels, il est plus facile d'enregistrer et de gérer des incidents, de faire un planning et de les attribuer à un spécialiste.

Enregistrement rapide d'incidents

L'enregistrement d'incidents est une source très précieuse pour l'entreprise mais doit prendre le moins de temps possible. Vous enregistrez uniquement les informations pertinentes dans Gestion des Appels.

• Enregistrement de plaintes, souhaits, demandes d'informations, incidents, questions, demandes de service, etc.
• Introduire des notes de téléphone par la fiche de correspondant.
• Auto-remplissage de champs : en entrant quelques lettres du nom de famille, les données de personne  correspondantes comme le numéro de téléphone, département et adresse e-mail sont remplies automatiquement
• Le calendrier pop-up facilite l'enregistrement de la date cible
• Attribuer (automatiquement) l'impact, l'urgence et la priorité de l'incident
• Catégorisation automatique des incidents avec reconnaissance par mot clé
• Lien de l'incident avec un emplacement
• Lien avec problèmes, personnes, biens, activités liés

Traitement efficace d'incidents

• Support du front office et du back office
• Faire une distinction entre incidents de premier niveau et de second niveau
• Escalader des incidents vers les parties externes comme fournisseurs, spécialistes et parties de maintenance
• Attribuer des incidents à un groupe
• Subdiviser l'incident en incidents partiels
• Flux de travail personnel ou par groupe
• Accords de travail imprimables
• Enregistrement de "Major Calls"
• Fonction "En pause" pour arrêter temporairement le temps de transition d'un incident
• Enregistrement de la déclaration de coûts
• Notification automatique de l'état de l'incident par e-mail (SMTP et MAPI)
• Historique des incidents
• Aperçu des incidents par client, par exemple dans un système de crédits

Possibilités d'intégration

La Gestion des Appels peut également être lié aux autres modules et fonctionnalités, dont:

• Lien avec des incidents externes (Module de communication)

• Lien avec problèmes, changements, et tâches opérationnelles
• Lien avec contrats et niveaux de service
• Lien avec la centrale téléphonique (module Couplage Téléphonie-Informatique)
• Lien avec logiciel pour la génération d'incidents à partir d'autres systèmes (i.e. Nagions, Gensys, HP Openview, ALtires, LANdesk, Multifunctionals

Solutions standards

Certains incidents récurrents ont une seule solution. Vous résolvez les questions ou problèmes récurrents dans quelques secondes avec les solutions standards.

• Solutions standards pour les incidents récurrents
• Une solution standard peut même être attribuée automatiquement à un incident par la catégorisation ou par les mots clés attribués
• Remplissage automatique des données comme priorité, spécialiste par défaut, temps consacré, coûts, etc.

Gestion des Configurations

La Gestion des Appels et la Gestion des Configurations forment la base du logiciel TOPdesk. Ce module vous aide à enregistrer et gérer vos biens d'entreprise, des clés et parc automobile jusqu'aux bureaux et matériel informatique.

Enregistrement de vos biens d'entreprise

Le noyau d'une bonne Gestion des Appels est l'enregistrement détaillé de vos biens d'entreprise. Dans TOPdesk, vous enregistrez des informations concernant:

• biens d'entreprise et assets
• matériel informatique
• logiciel et licences
• gestion du parc automobile
• téléphonie
• composants réseau
• gestion des clés, cartes d'accès
• cartes d'installation
• consignes automatiques
• documentation
• inventaire
• biens d'entreprise

Enregistrer des informations pertinentes

Avec le module Gestion des Incidents vous enregistrez toutesles informations pertinentes de vos biens d'entreprise:

• Enregistrer les informations de maintenance qui sont pertinentes comme fournisseurs, contrats et garanties
• Enregistrement de toutes les données financières pertinentes pour la gestion des contrats et Asset Management
• Gestion des licences détaillée pour les logiciels
• Fixer et planifier la maintenance (périodique)
• Historique de maintenance de tous les moyens d'entreprise
• Historique des biens d'entreprise
• Établir les relations entre les biens d'entreprise différents afin de permettre une analyse d'impact et de dépendance
• Lien avec les biens d'entreprise de personnes, groupes de personnes, terrains, sites, emplacement, configurations ou stocks

Liens

Les biens d'entreprise peuvent être liés aux:

• personnes
• groupes de personnes
• emplacements
• sites
• configurations
• stocks

Gestion du système

• Inventaire automatique du réseau du matériel informatique et du logiciel avec le programme TOPsis
• Gestion des ordinateur à distance par entre autres VNC

Possibilités d'intégration

Ce module peut être intégré avec entre autres:

• CAO
• GIS

Portail Utilisateurs

Le Portail Utilisateurs est un portail en ligne par lequel les clients et utilisateurs finaux enregistrent leur incidents et peuvent suivre l'état de leurs incidents. Le Portail Utilisateurs est intégré avec les modules pertinents.

Communication et intégration

• Portail en libre service pour les utilisateurs finaux
• Intégré avec la section spécialiste de TOPdesk
• Interface conviviale et structure de navigation
• Adaptable au style de votre organisation
• Intégration simple dans votre environnement intranet et Intranet
• Aperçu de l'état de tous les incidents personnels
• Mettre à disposition des comptes rendus par processus
• Raccourcis pour les fonctionnalités fréquemment utilisées dans TOPdesk et des pages web
• Lien avec le module Evénements et Actions pour la mise en place de notifications par e-mail pour p.e. à la réception, au changement d'état ou à la clôture

Base de connaissances

• Consulter la base de connaissances
• Aperçu des procédures
• Explication des applications fréquemment utilisées
• Mettre à disposition un annuaire téléphonqiue avec des photos
• Publier des actualités
• Fonctionnalité pour feed-back : évaluer les éléments de connaissance
• Top 10 des éléments de connaissance les plus consultés

Enregistrer les incidents

• Créer vous-même des incidents
• Remplissage automatique des données du correspondant à l'aide des données de connexion
• Les incidents sont attribués automatiquement à un (groupe de) spécialiste(s) à l'aide de la catégorisation
• Les moyens d'entreprise concernés peuvent être sélectionnés par le lien avec la Gestion des Configurations
• Envoyer des documents comme pièces jointes
• Aperçu de l'état de l'incident
• Aperçus de vos incidents et ceux de groupes, départements et sites

Réservations

• Réservation de salles de conférence avec des installations complémentaires
• Planificateur disponible en temps réel, ainsi que un aperçu des biens d'entreprise qui peuvent être réservés
• Les données actuelles dans le planificateur fournissent un aperçu direct des réservations et de la disponibilité
• Le planificateur peut être filtré par type, type de bien d'entreprise ou site
• Distinction entre demandes de réservation  et introduction directe (réglable)
• Des services supplémentaires comme la restauration sont à réserver, également pour une seule salle

• Catalogue des espaces qui peuvent être réservés, des biens d'entreprise et des services (Catalogue de produits et de services)
• Aperçu des demandes et des réservations en cours, prévues, terminées, rejetées, ou annulées par personne, département ou site

Demande de commande

• Les utilisateurs finaux peuvent faire des demandes de commande
• Catalogue détaillée des données des produits, prix, image et le nombre de produits en stock (Catalogue de produits et de services)

Enregistrer des visiteurs

• Enregistrer une visite
• Annuler une visite
• Aperçu des visiteurs présents et attendus

Proposer des changements

• Présenter des propositions de changement, inclus le planning souhaité, la motivation et des remarques
• Aperçu des demandes de changement prévues, achevées, archivées par personne, département ou site

Gestion des Problèmes

Avec le module Gestion des Problèmes vous pouvez analyser des  problèmes fréquents et en résoudre la cause commune.

Trouver des problèmes fréquents

• Définir les problèmes structuraux qui mènent aux incidents récurrents
• Analyser la problématique sous-jacente et déterminer les étapes à suivre
• Définir les incidents reliés
• Définir les biens d'entreprise reliés
• Définir des problèmes dans quelques étapes avec l'assistant de problème

Réaliser les solutions

• Possibilité de diviser un problème en activités partielles
• Enregistrement d'estimations, temps consacré et coûts

• Vérification si le budget n'a pas été dépassé
• Lien direct avec les modules Gestion des Appels, Gestion des Configurations et Gestion des Changements
• Notifications automatiques et confirmations

Erreurs connues & Solutions standards

• Décrire la cause d'un problème et le mettre à disposition
• Solutions standards pour les problèmes persistants
• Présenter la solution comme workaround dans le système de connaissances
• Présenter le workaround dans le Portail Utilisateurs
• Possibilité de copier directement les solutions standards vers un incident entrant relaté

• Résoudre directement un problème connu par l'escalade vers le processus Gestion des Changements par une proposition de changement

Liens

Les problèmes peuvent être liés à:

• Gestion des Appels: mettre ensemble les incidents récurrents par problème commun et trouver une solution structurelle
• Eléments de connaissance
• Changements: résoudre des problèmes directement par la réalisation d'un changement au sein de votre organisation
• Gestion des Configurations: aperçu du nombre d'incidents par moyen d'entreprise
• Solutions standards: décrire la solution pour un problème et la mettre à disponibilité

Gestion des Changements

Avec Gestion des Changements, vous pouvez mieux organiser des événements récurrents comme l'entrée en service d'un nouvel employé ou le déménagement d'un emplacement.

Intégration

Raccordements parfaits avec Gestion des Appels et Gestion des Problèmes.

Planifier et réaliser des changements

• Le trajet de changement peut être divisé en étapes, qui comprennent plusieurs activités
• Mettre au point des dépendances : Activité B ne peut pas commencer avant l'achèvement d'activité A
• Attribuer des activités aux (groupes de) spécialistes, et si souhaité aux spécialistes d'autres départements
• Définir les estimations et l'emploi du temps
• Affichage graphique des activités et étapes
• Planifier des réunions de changement (CAB) avec les participants
• Distinction entre propositions de changement, demandes de changement et changements prévus

• Distinction entre gestionnaires et spécialistes à l'aide d'un système de droits avancé
• Calendrier de changement
• Navigateur de Gestion des changements

Modèles prédéfinis

• Enregistrer des changements récurrents (p.e. nouvel employé, déménagement d'un poste de travail) dans des modèles
• Attribuer des activités aux (groupes de) spécialistes, et si souhaité aux spécialistes d'autres départements
• Les activités sont affichées automatiquement dans la liste à-faire du spécialiste en question
• Assistant de modélisation pour créer un modèle dans quelques étapes
• Les modèles sont disponibles directement à partir de Gestion des Problèmes
• Enregistrer le temps consacré standard et les coûts

Surveiller l'avancement

• Diagramme de Gantt détaillé et interactif pour un ou tous les changements
• Adapter directement le planning dans le diagramme de Gantt

• Tenir à jour le statut des activités marquées par 'en préparation', 'en cours d'exécution' ou 'évaluation'
• Vérification automatique des dépassages de budget

Gestion des versions

• Tenir à jour les versions de changements différentes
• Lier une date de fin prévue d'un changement aux versions

Liens

• Gestion des Appels : lier des appels à un problème relié
• Gestion des Configurations : lier des personnes, sites et objets
• Intégration avec Gestion des Configurations et Gestion des versions
• Lier des documents

Gestion des Projects

Gestion des Projets vous aide à bien structurer des projets et les exécuter de manière efficace.

Planification et monitoring de projets

• Subdiviser des projets dans différentes phases et activités
• Enregistrer par phase ou activité le planning et le délai de procédure, les exécuteurs et les responsables
• Les activités apparaissent automatiquement dans les listes à faire des spécialistes
• Notification automatique pour les spécialistes avant le démarrage de leur activité
• Mettre au point des dépendances : Activité B ne peut pas commencer avant l'achèvement d'activité A
• Faire le planning et l'estimation
• Aperçu du temps réalisé et des coûts dont les dépassages sont enregistrés automatiquement

• Vérification si le budget n'a pas été dépassé
• Aperçu des projets en cours
• Arbre avec un nombre illimité de phases et d'activités
• Lier facilement des documents aux réunions

Diagramme de Gantt

• Diagramme de Gantt pour l'énsemble ou une sélection des projets en cours
• Aperçu des phases et activités par projet
• Aperçu de toutes les activités : le planning et les rapports réciproques
• Le diagramme de Gantt peut ainsi être présenté en version simple ou détaillée
• Affichage du diagramme de Gantt adaptable par utilisateur

• Ajuster des activités directement dans le diagramme de Gantt 
• Adaptable par échelles

Rapports détaillés

Avec l'assistant de rapport qui est fourni de manière standard dans TOPdesk, vous choisissez le contenu du rapport. Quelques exemples:

• Toutes les activités qui ont dépassées le budget
• Toutes les activités qui ont pris du retard
• Toutes les activités du projet d'un (groupe de) spécialiste(s) en une année
• Toutes les activités en cours et les responsables

Gestion des Contrats et Niveaux de service

Dans le module Gestion des Contrats et Niveaux de service vous enregistrez des contrats établis avec des parties externes, fournisseurs et clients internes.

Enregistrement détaillé de contrats & niveaux de service

• Enregistrement de contrats et fournisseurs
• Tenir à jour les données du contrat pertinentes
• Enregistrer les accords sur les Niveaux de service (SLA) ou sur le niveau des services que vous offrez à vos clients
• Monitoring des performances d'un contrat spécifique
• Enregistrer des contrats de sous-traitance
• Enregistrer les contrats de niveaux opérationnels
• Enregistrer des évaluations de contrat et des audits
• Enregistrer des données financières
• Télécharger des Contrats en PDF en annexe
• Créer un catalogue de produits et de services

Monitoring des contrats et les Niveaux de service

• Monitoring des SLA
• Notifications automatiques avant le dépassement des dates, des Niveaux de Service, etc.
• Notifications relatifs à la résiliation de contrats
• La priorité d'un incident est déterminée par les accords des SLA
• Enregistrer la rigueur d'un SLA

Fenêtres de service

• Vous pouvez ajouter des fenêtres de service avec les heures d'ouverture et les exceptions du centre de services
• Les fenêtres de service sont réglables par site, client ou relation

Liens

Intégration avec tous les modules pertinents, comme:

• Gestion des Appels : lien avec les incidents qui sont liés aux contrats sur les niveaux de service
• Gestion des Configurations : vous pouvez lier des objets auxquels les SLA s'appliquent
• Fournisseurs: enregistrement des contrats (de sous-traitance) conclus avec vos fournisseurs
• Données des clients: lier les SLA aux clients concernés

Rapports & ICP

Rapports détaillés pour diriger le processus de commande.

Gestion des Opérations

Ce module vous aide à dresser un tour d'horizon de toutes les activités opérationnelles dans votre organisation. Ce sont par exemple les tâches d'assistance comme l'entretien préventif  et le nettoyage.

Activités opérationnelles

• Enregistrer des actions périodiques et uniques et les attribuer aux spécialistes
• Enregistrement des biens d'entreprise par un lien avec Gestion des Configurations
• Entretien préventif des biens d'entreprise par un lien avec Gestion des Appels
• Enregistrement de données financières comme les coûts estimés et réalisés
• Calcul automatique de la différence entre temps pris et réalisé et coûts estimées et réalisés
• Entretien préventif des biens d'entreprise par un lien avec Gestion des Appels

Planificateur clair

• Aperçu de toutes les activités qui ont lieu à un jour spécifique
• Naviguer de manière facile de jour à mois et à l'année
• Ouvrir des activités directement à partir du planificateur
• Introduire directement de nouvelles activités dans le planificateur

Enregistrement facile

• Listes à-faire par (groupe de) spécialiste(s)
• Listes à-faire pour aujourd'hui, demain et la semaine en cours
• Imprimer et donner facilement des ordres de travail
• Signaler des anomalies éventuelles

Liens

Le module Gestion des Opérations est lié à tous les modules pertinents:

• Gestion des Appels: créer une nouvelle activité directement à partir d'un incident
• Gestion des Configurations: lier les biens sur lesquels l'entretien est appliqué à une activité
• Gestion des Actifs: indiquer les locaux et sites dans une activité
• Entretien de Longue Durée : créer des activités opérationnelles directement à partir du module Entretien de Longue Durée

Enregistrement des Visites

Avec le module Gestion des Visites vous enregistrez quels visiteurs sont présents dans l'immeuble et qui sont encore attendus.

Enregistrement

• Enregistrement de visiteurs et d'emplacements de parking
• Enregistrement facile de l'hôte et de l'hôtesse par un lien avec les données du personnel
• Visiteurs attendus
• Lien direct avec la personne qui reçoit la visite
• Enregistrement des cartes de visite

Aperçu des visiteurs

• Listes de présence utiles en cas de calamité
• Statistiques de visiteurs
• Vous avez toujours une bonne vue sur le nombre de visiteurs, e.a. en vue du nombre maximal de personnes présents

Enregistrer l'arrivée et le départ de visiteurs

• Enregistrer plusieurs visiteurs pour le même rendez-vous
• Enregistrer un seul visiteur pour plusieurs personnes qui le reçoivent
• Enregistrement rapidement l'arrivée ou le départ en cochant des cases
• La confidence des données est garantie et satisfait aux règles officielles

Liens

Gestion des Visites est lié à:

• Coordonnées

Portail Utilisateurs

• Les utilisateurs enregistrent eux-mêmes des visiteurs par le Portail Utilisateurs, y inclus l'heure d'arrivée et de départ prévues
• Réserver un emplacement de parking
• Aperçu des visiteurs présents et attendus dans le Portail Utilisateurs

Gestion des Réservations

Le module Gestion des Réservations vous fournit une bonne intelligence de la disponibilité, planning, coûts, accords et la responsabilité sur les biens d'entreprise et des espaces à réserver.

Réserver des salles et des objets

• Réservations de salles de réunion et les biens audiovisuels correspondants
• Information sur la durée et les accords
• Données financières par bien d'entreprise, emplacement ou accord
• Réservation directe à partir de la fiche d'espace ou d'objet
• Réservation d'emplacements de parking
• Prêt et réservation de voitures d'entreprise, de vélos
• Enregistrement de prêt et de location de biens
• Réservations récurrentes
• Enregistrer du temps additionnel avant et après une réservation

Réserver des services

• Les services comme la restauration, le nettoyage et la préparation de salle sont à réserver séparément
• Vous pouvez régler les coûts standards par service séparé
• Temps additionnel avant ou après une réservation
• La disponibilité est réglable par espace

Préparer les réservations

• Imprimer directement des ordres de travail
• Rapports journaliers avec une répartition de tâches par personne

Planificateur avancé

• Aperçu graphique de toutes les espaces et objets disponibles
• Possibilités de filtrage par type, objet ou site
• Introduire directement une nouvelle réservation en sélectionnant une période
• Modifier la période d'une réservation existante en élargissant la période dans le planificateur
• Les espaces ou objets peuvent être remplacés par d'autres en un seul clic
• Affichage du planificateur par jour de travail, jour, semaine ou mois
• Planificateur imprimable directement

Aperçu de la disponibilité

• Aperçu de la disponibilité des bien biens d'entreprise et espaces
• Vous évitez des réservations doubles par un contrôle automatique de la disponibilité
• Aperçus par objet et par espace
• Convention de location par réservation
• Aperçu des biens qui doivent encore être rentrés et prêtés

Portail Utilisateurs

• Les correspondants réservent eux-mêmes des salles et des biens dans le Portail Utilisateurs
• Vous annulez votre réservation vous-même
• Distinction entre demandes de réservation et réservations directes
• Vous pouvez indiquer par objet et par espace s’ils peuvent être réservés par le Portail Utilisateurs
• Aperçu direct de la disponibilité avec le planificateur
• Délai réglable pour l'annulation et le changement de réservations
• Mettre à disposition des rapports par Utilisateur

Liens

• Lien direct avec Gestion des Actifs et Gestion des Configurations
• Lien avec l'Event Manager de TOPdesk pour des notifications et confirmations automatiques
• Lien avec des parties exécutives comme traiteurs, messagers et service technique

Gestion des stocks et des commandes

Avec ce module, suivez directement le stock et les commandes au sein de votre organisation. Vous organisez logiquement le stock et gardez la une vue générale des demandeurs de commande et les destinataires.

Toujours une bonne intelligence des stocks

• Le stock, les demandes, commandes et la remise se trouvent dans le même module
• Plusieurs lieux de stock
• Enregistrer un stock de secours par article
• Notification automatique si le stock de sécurité est dépassé
• Enregistrer le responsable, les coûts par article les lieux de stock
• Distinction entre produits en vrac et bien qui sont introduits par article (CMDB)
• Vous enregistrez par article qui est le fournisseur et comment passer la commande

Gestion des articles

• Base de données des articles séparée
• Lier plusieurs articles a une seule demande, même si plusieurs fournisseurs sont impliqués
• Vous définissez par article s'il est disponible par le Portail Utilisateurs.

Faire des Commandes de manière facile

• Les commandes et demandes ont été intégrées dans le flux de travail
• Les listes-à-faire de commandes et de demandes de commande par (groupe de) spécialiste(s)
• Distinction entre commandes en préparation, commandes en cours et commandes traitées
• Distinction entre demandes de commande et commandes directes
• Catalogue de produits et de services avec les images, prix et nombre d'unités en stock

Portail Utilisateurs

• Les correspondants peuvent déposer eux-mêmes des commandes
• Les correspondants peuvent voir l'état de leur demande de commande, y inclus la date de livraison attendue
• Mettre à disposition une catalogue de produits et de services avec es images, prix et unités en stock
• Faire une demande de plusieurs articles de manière facile par un système de paniers

Liens

Gestion des Stocks et des Commandes a été intégré avec les modules suivants:

• Gestion des Configurations : lier des biens d'entreprise au stock et mettre dans une demande de commande, etc.
• Gestion des Appels directement faire une commande suite à un indicent
• Lien avec Gestion des Changements introduire des biens d'entreprise commandés par changements structurés

Gestion des Actifs

Pour l'enregistrement de sites et d'espaces.

Enregistrement détaillé

• Enregistrement de sites, espaces, et emplacements
• Enregistrement des coordonnées des sites et espaces
• Enregistrement de la fonction de chaque espace et site
• Enregistrement de données immobilières comme de l'information financière, sur le plan de l'architecture et du cadastre
• Informations détaillées sur la surface brute, nette et louable
• Lier des sites aux emplacements
• Aménagement de ce module selon NEN 2748 et NEN 2580
• Vous indiquez par espace ou site si on peut la réserver
• Aperçu de tous les employés et leur poste de travail

• Vous pouvez adapter le fenêtre de service à chaque emplacement
• Ajouter des images (photos, plans, etc.) à un site ou espace
• Montrer directement par site et emplacement quelles personnes et biens d'entreprise y sont liés
• Vue générale des incidents, changements, demandes de commande, contrats, etc. par site et par emplacement

Base pour d'autres processus

Gestion des Actifs est à la base d'autres processus Par conséquence, ce module est intégré avec les modules :

• Gestion des Appels
• Gestion des Configurations
• Entretien de Longue Durée
• Gestion des Opérations
• Gestion des Contrats
• Gestion des Clés
• Gestion des Réservations

Liens

• Liens avec des personnes ou objets
• Lien éventuel avec CAO pour un affichage graphique des lieux et des esquisses
• Intégration avec SIG et Google Maps par le module Evénements et Actions

Entretien de longue durée

La planification et l'estimation de l'entretien de longue durée est un processus complexe. Le module Entretien de Longue Durée vous aide avec cette tâche.

Planifier l'entretien

• Planifier l'entretien de longue durée et dresser plusieurs scénarios
• Enregistrer les données pertinentes et les coûts par activité d'entretien
• Dresser un tour d'horizon de vos biens d'entreprise et avec ceci développer un planning de remplacement
• Introduire des tâches d'entretien récurrentes à l'aide de cycles
• Télécharger des documents comme des offres et des dessins CAO

Normes et standards

L'entretien de longue durée peut être adapté à tout norme et standard, par exemple:

• NEN 2748
• NEN 2580
• NL-SfB
• STABU

Planificateur graphique

• Planificateur graphique avec un aperçu des activités d'entretien par année
• Introduire, changer et supprimer directement des activités dans le planificateur
• Faire un planning de l'entretien récurrent avec des cycles
• Filtrer le planificateur sur site pour développer un planning plus spécifique
• Imprimer un aperçu de l'entretien de longue durée

Planificateur financier

• Planificateur financier graphique avec tous les coûts de l'entretien prévu mentionnés
• Planifier et supprimer des activités dans le planning
• Les coûts de l'entretien sont affichés automatiquement dans le planificateur
• Les coûts totaux par année sont directement pris en compte et affichés

Scénarios

• Développer plusieurs scénarios pour calculer les conséquences financières
• Comparer les scénarios pour prendre des décisions
• Chaque activité peut avoir des coûts qui dépendent du scénario : données de grande valeur pour des fournisseurs divers ou entreprises d'entretien
• Mettre en application le scénario définitif

Réaliser la maintenance

A partir d'Entretien de Longue Durée, il est possible de réaliser des activités opérationnelles.

• Vous pouvez réaliser directement l'entretien de longue durée à partir de  l'intégration avec le module Gestion des Opérations
• Les données issues du module Entretien de Longue Durée sont copiées automatiquement vers les activités opérationnelles
• Listes-à-faire des tâches d'entretien à exécuter

Intégration avec d'autres modules

• Lien avec Gestion des Configurations : les données relatives à l'entretien sont affichées avec les biens d'entreprise en question
• Lien avec le module Gestion des Actifs : Informations détaillées sur les espaces, immeubles, superficie, etc. pour la planification de l'entretien
• CAO
• Outils d'inspection comme Keur-IT

Overige modules

Evénements et actions

• Gérer et contrôler le flux d'information avec des e-mails, notifications et liens automatiques
• Interface claire : aménager le flux d'information sans connaissances préalables en programmation
• Liée à tous les modules dans TOPdesk pour diriger du processus entier
• Définir des 'Evénements' (éléments déclencheurs) pour y lier des 'actions' (e-mail, notification, lien vers un site web, etc.)
• Définir des éléments déclencheurs pour tous les événements, comme la création/clôture d'un incident, le dépassement de la durée ou de l'estimation, la date de démarrage proche, etc.
• Lien avec entre autres e-mail, requêtes http, et applications externes
• Exécuter rapidement et facilement des actions dans TOPdesk comme  envoyer des e-mails, ouvrir le site web ou extranet, etc.
• Les actions peuvent être filtrées et les conditions peuvent être ajustées
• Les messages envoyés sont enregistrés avec les fiches correspondantes, qui forment l'historique de communication par incident, réservation, projet, etc.
• Tous les champs dans la base de données peuvent être utilisés comme input pour les actions en vigueur
• Y inclus tous les champs libres (>3000 dans TOPdesk)

Module de Couplage Téléphonie-Informatique

• Couplage Téléphonie-Informatique
• Les appels entrants et sortants sont liés à TOPdesk
• Au moment d'un appel entrant, le numéro de téléphone et les coordonnées sont affichés directement dans TOPdesk
• Si le numéro de téléphone ne correspond pas à la personne, tous les clients relatés sont affichés
• Aperçu de tous les incidents de l'utilisateur
• Faire des appels directement à partir de TOPdesk en sélectionnant la personne ou le numéro de téléphone
• Lien direct avec la centrale téléphonique ou par l'intermédiaire d’un logiciel tiers
• Compatible avec le protocole JTAPI
• Liens avec des extensions de nos partenaires
• Compatible avec Serveur Vocal Interactif

Importation et intégration

• Le module central d'intégration pour faire des liens externes
• Expansion utile pour tous les modules de TOPdesk pour la combinaison de sources externes avec les données de TOPdesk
• Installer les liens périodique sur la base de entre autres XML et LDAP
• Possibilité d'une importation unique de conversion
• Importer des données à partir de fiches Excel
• Possibilités d'importation en XML
• Possibilités d'importation de requêtes http
• Liens standards disponibles pour des systèmes Directory (i.e. MS, AD, Novell DS)
• Des liens standards disponibles pour des systèmes d'ERP, personnel et gestion des relations (i.e. Pview, Beaufort, SAP, MS Dynamics, Oracle)
• Liens avec Gestion des Systèmes (i.e. LANdesk, Altires, Gensys, HP, Tivoli, BMC, Kaseya, Nagios)

Intégration su scanner de codes-barres

• Génère et imprime facilement des étiquettes de codes-barres
• Facilite l'inventaire du matériel informatique disponible
• Aperçu des données scannées et les données enregistrées
• Mettre à jour les champs de la fiche d'objet, comme le numéro de série
• Supporte divers types de scanners de codes-barres, dont le scanner du type batch-memory
• Liens avec des extensions de nos partenaires

Module PDA

• TOPdesk sur PDA pour le traitement d'incidents sur place, pour p.e. gestionnaires de système
• Avec une connexion en direct les changements sont directement transités vers la base de données de TOPdesk
• Créer et clôturer un incident sur place
• Contrôler des articles, biens d'entreprise et emplacement
• Compatible avec diverses plateformes comme Microsoft Mobile version 5 et plus et Symbian à partir de la version 9.1
• L'interface est optimisée pour l'utilisation mobile
• TOPdesk pour PDA s'adapte à la résolution de votre téléphone
• Utilise entre autres GPRS, UMTS et Wifi
• Extension disponibles auprès nos partenaires

Gestion des enquêtes

• Créer des enquêtes, formulaires d'évaluation, enquêtes de satisfaction client, etc.
• Remploi des questions récurrentes
• Un nombre illimité de questions par enquête
• Plusieurs types de question : questions ouvertes et QCM
• Création de campagnes pour permettre de comparer les sondages entre eux
• Envoyer des mailings (périodiques) sur la base des données issues de TOPdesk
• Les personnes interrogées reçoivent un lien et peuvent remplir l'enquête en ligne
• Les résultats sont directement traités dans TOPdesk
• Aperçu de toutes les enquêtes et leur état
• Vous verrez directement qui ont rempli l'enquête
• Aperçus des résultats directement en graphiques
• Outil essentiel pour sonder la satisfaction client
• Copier les questions pour remploi

Moniteur de Performance

• Tableau de bord avec les 28 ICP dans un seul aperçu
• Bonne intelligence de la performance de votre centre de services
• Applications graphiques
• Processus réglables
• Support des processus: Gestion des Contrats et Niveaux de service, Gestion des Appels, Gestion des Configurations, Gestion des Problèmes, Gestion des Changements
• Vous pouvez déterminer par processus quels ICP comptent pour mesurer la performance du processus
• Vous pouvez déterminer par ICP la valeur cible pour mesurer la performance individuelle
• Extension vers le Mirror42-suite

Module de communication

• Destiné aux organisations avec un centre de services décentralisé
• Lier plusieurs installations TOPdesk pour créer un réseau de TOPdesk
• Escalader des appels vers les autres sites
• Lier l'aménagement de TOPdesk
• L’historique d’incidents est accessible à partir de tous les ensembles décentralisés
• Synchronisation de données
• Intégration avec des systèmes tiers